會先收到人資邀請面談的訊息,此次面試並非自己投遞,而是對方主動邀約
第一面會先邀請電話面談,不過談話過程中感覺人資手邊
名單很多,態度也有點汲汲營營的,不太踏實
在約電話面談的過程,會讓你提供二到三個時段選擇,明明就已經說好只能安排某個時段,最後卻又說了另一個?到底?
最後又再三確認和對方確認才敲定面談時間
人資說話很清晰易懂、語氣親切。訪談過程中問得很仔細,主要是詢問先前幾份的工作內容,並說明此份職務內容。
面試的職缺是偏向秘書/助理,但是屬於主管的私人特助,而非部門助理,因此會比較多是私人庶務、包含行程、訂餐、差旅安排等的工作內容
如果希望可以純粹處理部門行政、文書職(即工作內容與公司本身業務關係較密切的),可能不適合這份職務
因為本身對主管特助性質的工作比較沒有興趣,所以直接表明意願不高,人資有說一般情況是如果電話面談OK,會再安排第二面跟主管面談,包含做一些簡單的筆試(例如英文能力測試等)。
面試問答
詢問先前的工作內容
如實回答。每一個工作經歷都問得滿仔細的,包括細項。
可以特別補充一些能夠凸顯個人能力(比如邏輯性、細心度)的細節,其他部分則大概解釋是做什麼的就好。
因為面試的職缺為祕書,應該是想知道求職者的工作處理能力、細心、耐心度
詢問文書處理軟體、語言相關的程度
因為是秘書職,O365基本是都要會的,所以會詢問你之前用到如Excel、PPT的頻率,能力大概到哪邊。
如實回答就好。但也不用特別表明自己每樣都非常精通,因為這會有點假,可以說自己都會使用到,但可能比較常用的report形式是以Excel或PPT呈現的這樣。
針對工作內容說明
人資說明此份秘書工作的內容。另有明說這份工作比較偏向主管的特助,其實就是打雜、私務會比較多,所以想要往部門/營運助理等方向發展的可能不適合。而大公司的秘書基本上就是穩,並沒有什麼向上發展的空間了,另外可能還要考量年紀&職涯發展,到一定時間段就會遇到瓶頸,看是可以接受還是要另尋突破。
詢問意願
呈上題,整個面談過程大約半小時,本身聊完後,有直接表達意願不高。但人資還是有提到一般情況如果都OK的話,會安排第二次主管面談,會直接到公司面談,另外會再測驗外語能力等等的。
面試建議
公司規模大且穩定。性格細心、沉穩、有耐心的應該很適合來這邊當祕書。
秘書職外語能力有加分,所以可以簡單去考個多益或雅思什麼的,至少讓對方知道你的英語能力中上/商業英語程度等
秘書工作一半可能是整理主管需要的文件(PPT、EXCEL、WORD等),一半是私人安排(訂餐、差旅行程、交通安排等),不過面試過程聽人資的說明,後者的內容會比較多。
人資提到秘書有很多位,同時面向公司好幾位主管。如果新人秘書加入,也會有前輩秘書來帶,平常工作都是相互support(這點有待商榷,台商/大公司大多是各過各的,基本沒有什麼同事愛)有興趣的人還是可以來嘗試看看